Sisäpiirihallinto
Orthex on laatinut yhtiön hallituksen hyväksymän sisäpiiriohjeen, jonka tarkoituksena on selkeyttää ja täydentää Orthexin ja sisäpiiriläisten toimintatapoja ja toimia käytännön apuvälineenä sisäpiiriasioiden hoitamisessa. Sisäpiiriohje määrittelee selkeät toimintaohjeet muun muassa sisäpiiritiedon hallinnointiin, sisäpiiriluettelojen ylläpitoon sekä ilmoitusvelvollisten henkilöiden liiketoimien ilmoittamiseen.
Sisäpiiriohjetta sovelletaan Orthexiin ja Orthexissa johtotehtävissä toimiviin henkilöihin sekä niihin Orthexissa työskenteleviin henkilöihin, joilla on pääsy sisäpiiritietoon tai jotka ovat muutoin tulleet tietoiseksi sisäpiiritiedosta. Lisäksi sisäpiiriohjetta sovelletaan sopimusperusteisesti muutoin Orthexin puolesta tai lukuun toimiviin, kun he suorittavat tehtäviä, joiden kautta heillä on pääsy sisäpiiritietoon.
Sisäpiirisääntely perustuu markkinoiden väärinkäyttöasetukseen (EU) N:o 596/2014.
Sisäpiiritieto ja -luettelot
Orthexin sisäpiirihallinto laatii sisäpiiriluettelot ja pitää ne ajan tasalla sähköisessä muodossa. Orthex voi laatia yksittäisten sisäpiiritietoa koskevien sisäpiiriluetteloiden (hankekohtainen sisäpiiriluettelo) lisäksi pysyviä sisäpiiriläisiä koskevan täydennysosion (pysyvät sisäpiiriläiset). Pysyvä sisäpiiri käsittää vain ne henkilöt, joiden katsotaan tehtäviensä perusteella jatkuvasti pääsevän kaikkeen Orthexia koskevaan sisäpiiritietoon. Hankekohtaiseen sisäpiiriluetteloon Orthex merkitsee ne henkilöt, joilla on hanketta koskevaa sisäpiiritietoa, mukaan lukien mahdolliset ulkopuoliset neuvonantajat ja asiantuntijat.
Sisäpiiriluetteloja ylläpidetään Finanssivalvonnan tai muun asianmukaisen tahon laatimalla ja/tai hyväksymällä, soveltuvat vaatimukset täyttävällä sähköisellä menettelyllä. Sisäpiiriluettelot eivät ole julkisia, eikä niitä aseteta yleisön nähtäville.
Orthex ilmoittaa kirjallisesti sisäpiiriluetteloon kuuluvalle henkilölle hänen sisäpiiriasemastaan, siitä seuraavista velvoitteista ja velvoitteiden rikkomisesta mahdollisesti liittyvistä seuraamuksista. Hankekohtaiseen sisäpiiriluetteloon merkitylle henkilölle ilmoitetaan hankkeen päättämisestä ja hankekohtaisen sisäpiiriluettelon sulkemisesta.
Kaupankäyntirajoitukset
Orthexin johtotehtävissä toimivien henkilöiden sekä muiden Orthexin mahdollisesti määrittelemien pysyvien sisäpiiriläisten tulee ajoittaa kaupankäyntinsä Orthexin rahoitusvälineillä siten, ettei kaupankäynti heikennä arvopaperimarkkinoita kohtaan tunnettua luottamusta.
Orthexin johtotehtävissä toimivat henkilöt sekä mahdolliset Orthexin määrittelemät pysyvät sisäpiiriläiset eivät saa toteuttaa omaan lukuunsa tai kolmannen osapuolen lukuun liiketoimia suljetun ajanjakson aikana, joka alkaa aina 30 päivää ennen kyseessä olevan Orthexin tilinpäätöstiedotteen, puolivuosikatsauksen sekä Orthexin säännöllisesti antaman kolmen ja yhdeksän kuukauden osavuosikatsauksen julkistamispäivää ja päättyy 24 tuntia konsernin osavuosikatsauksen, puolivuosikatsauksen tai tilinpäätöstiedotteen julkistamisen jälkeen.
Nasdaq Helsinki Oy:n sisäpiiriohjeen mukaisesti Orthex määrää, että henkilöt, jotka osallistuvat Orthexin taloudellisten raporttien valmisteluun, laatimiseen, tarkastamiseen tai julkistamiseen, eivät saa toteuttaa omaan lukuunsa tai kolmannen osapuolen lukuun liiketoimia suljetun ajanjakson ajan.
Kaupankäyntirajoitusta sovelletaan myös kaupankäyntirajoituksen piiriin kuuluvien henkilöiden edunvalvonnassa oleviin vajaavaltaisiin henkilöihin. Kaupankäyntirajoituksen piirissä olevalla henkilöllä on vastuu kaupankäyntirajoituksen noudattamisesta myös silloin, kun hänen arvopapereidensa ja muiden rahoitusvälineidensä hoito on annettu toisen henkilön, esimerkiksi salkunhoitajan, tehtäväksi.
Johdon ja lähipiirin velvollisuus liiketoimien ilmoittamiseen ja liiketoimien julkistaminen
Orthexin johtotehtävissä toimivien henkilöiden ja heidän lähipiirinsä on ilmoitettava Orthexille ja Finanssivalvonnalle kaikki liiketoimensa, jotka he tekevät omaan lukuunsa Orthexin osalta sen osakkeilla, vieraan pääoman ehtoisilla rahoitusvälineillä taikka johdannaisilla tai muilla niihin liittyvillä rahoitusvälineillä. Ilmoitusvelvollisuus koskee millä tahansa markkinapaikalla tai markkinapaikkojen ulkopuolella tehtyjä liiketoimia.
Johtotehtävissä toimivia henkilöitä ovat Orthexin hallituksen jäsenet ja varajäsenet, toimitusjohtaja ja hänen sijaisensa, johtoryhmän jäsenet sekä mahdolliset Orthexin toimitusjohtajan päättämät muut ylimpään johtoon kuuluvat henkilöt. Orthex pitää luetteloa johtotehtävissä toimivista henkilöistä sekä heidän lähipiiriinsä kuuluvista henkilöistä ja yhteisöistä.
Orthexin johtotehtävissä toimivan henkilön tai muun yhtiön määrittelemän kaupankäyntirajoituksen piirissä olevan henkilön tulee pyytää arvio suunnittelemansa rahoitusvälinettä koskevan liiketoimen lain- ja ohjeenmukaisuudesta sisäpiirivastaavalta. Arviomenettelystä huolimatta johtotehtävissä toimiva henkilö tai edellä mainittu muu henkilö vastaa itse siitä, että hän noudattaa lakeja, määräyksiä ja ohjeita.
Whistleblowing
Orthexilla on sisäinen ilmoituskanava, jonka kautta Orthexin työntekijöillä on mahdollisuus tehdä nimettömänä ilmoitus rahoitusmarkkinoita koskevien säännösten ja määräysten epäillystä rikkomisesta. Ilmoituskanavan kautta voidaan ilmoittaa esimerkiksi sisäpiirikauppoihin, sisäpiiritiedon laittomaan ilmaisemiseen tai markkinoiden manipulointiin liittyvistä rikkomusepäilyistä.
Muut sidosryhmät voivat ilmoittaa epäillystä väärinkäytöksestä lähettämällä sähköpostin osoitteeseen whistleblow(at)orthexgroup.com.
Lisätietoja ilmoituskanavasta ja ohjeet ilmoitusten tekemiseen ovat saatavilla täältä.