Tiedonantopolitiikka
Tiedonantopolitiikka
Tässä tiedonantopolitiikassa kuvataan Orthex Oyj:n (”Orthex” tai ”Yhtiö”) keskeiset periaatteet Yhtiön arvonmuodostukseen vaikuttavien tietojen julkistamisesta Yhtiön sidosryhmille ja viestinnästä pääomamarkkinoille. Tiedonantopolitiikan periaatteet koskevat Yhtiötä ja sen tytäryhtiöitä.
Orthex noudattaa viestinnässään Suomen lainsäädäntöä, markkinoiden väärinkäyttöasetuksen (EU No. 596/2014) määräyksiä, Nasdaq Helsinki Oy:n (”Nasdaq Helsinki”) sääntöjä ja ohjeita sekä Euroopan arvopaperimarkkinaviranomaisen (ESMA) ja Finanssivalvonnan ohjeita. Yhtiö noudattaa myös Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodia ja Yhtiön sisäisiä sääntöjä ja ohjeita.
Orthexin hallitus on hyväksynyt tämän tiedonantopolitiikan 17.12.2020.
1. Tavoitteet ja periaatteet
Orthexin viestinnän tavoitteena on varmistaa, että kaikilla pääomamarkkinoiden osapuolilla on yhtäaikaisesti ja viipymättä käytössään yhdenmukainen, riittävä ja olennainen tieto Yhtiöön ja sen liiketoimintaan liittyvistä olennaisista asioista, jotka voivat vaikuttaa Orthexin rahoitusvälineiden arvoon, ja että julkistetut tiedot antavat oikeat ja riittävät tiedot Yhtiön toiminnasta.
Orthexin sijoittajaviestinnän pääperiaatteet ovat avoimuus, oikea-aikaisuus, luotettavuus, läpinäkyvyys, johdonmukaisuus, ymmärrettävyys ja tasapuolisuus. Yhtiö viestii johdonmukaisesti sekä myönteisistä että kielteisistä asioista.
Orthexin virallinen raportointikieli on suomi. Yhtiö julkaisee kaikki pörssi- ja lehdistötiedotteet suomeksi ja englanniksi.
2. Tiedotettavat asiat
Tiedon julkistaminen kattaa säännöllisen ja jatkuvan tiedonantovelvollisuuden. Yhtiö julkistaa tiedonantovelvollisuuden piiriin kuuluvat tiedot mahdollisimman pian ja yhtäaikaisesti kaikille sidosryhmille.
Säännöllisen tiedonantovelvollisuuden raportit sisältävät keskeiset tiedot yhtiön taloudellisesta asemasta, tuloksesta ja niiden kehityksestä. Yhtiö raportoi taloudelliset lukunsa konsernitasolla.
Yhtiö julkistaa toimintakertomuksen sisältäen selvityksen muista kuin taloudellisista tiedoista, tilinpäätöksen sekä tilintarkastuskertomuksen viimeistään kolmea viikkoa ennen yhtiökokousta, joka päättää tilinpäätöksen vahvistamisesta. Lisäksi Yhtiö julkistaa selvityksen hallinto- ja ohjausjärjestelmästä sekä palkitsemisraportin toimintakertomuksen julkistamisen yhteydessä.
Mahdollisimman pian julkistettavaa sisäpiiritietoa voivat olla muun muassa seuraavat:
- merkittävät muutokset strategiassa
- merkittävät investointipäätökset
- merkittävät organisaatiomuutokset
- merkittävät yritysostot, divestoinnit, yhteisyrityssopimukset ja rahoitusjärjestelyt
- muutokset hallituksen tai johtoryhmän kokoonpanossa tai tilintarkastajan vaihtuminen
- olennaiset tulevaisuudennäkymien muutokset
- merkittävät oikeudenkäynnit tai muut viranomaismenettelyt sekä niissä annetut päätökset
Lisäksi Yhtiö tiedottaa pörssitiedotteina muun muassa johdon liiketoimet ja muut tiedotettavat asiat pörssin sääntöjen mukaisesti.
Pörssi- ja lehdistötiedotteet
Orthexin julkistamat tiedotteet on jaettu kahteen ryhmään: pörssitiedotteisiin ja lehdistötiedotteisiin. Tiedotteen tyyppi määräytyy tietojen olennaisuuden ja merkittävyyden perusteella.
Pörssitiedotteet
Yhtiö julkistaa pörssitiedotteella mahdollisimman pian sisäpiiritiedon sekä muut kohdassa kaksi mainitut asiat. Lisäksi Yhtiö julkistaa pörssitiedotteena säännöllisen tiedonantovelvollisuuden piiriin kuuluvat muut tiedot.
Pörssitiedotteet toimitetaan Nasdaq Helsingille ja keskeisille tiedotusvälineille sekä julkaistaan Yhtiön verkkosivuilla.
Lehdistötiedotteet
Yleis- ja ammattimedialle suunnatut lehdistötiedotteet kertovat Yhtiön liiketoimintaan liittyvistä tapahtumista, jotka eivät täytä pörssitiedotteen kriteerejä, mutta joilla arvioidaan olevan uutisarvoa tai yleistä mielenkiintoa Yhtiön sidosryhmien keskuudessa.
3. Sisäpiiritiedon julkistamisvelvollisuus ja julkistamisen lykkääminen
Yhtiö julkistaa sisäpiiritiedon niin pian kuin mahdollista, ellei julkistamista lykätä markkinoiden väärinkäyttöasetuksen mukaisesti, jolloin markkinoiden väärinkäyttöasetuksessa lykkäämiselle asetettujen ehtojen tulee täytyttyä. Markkinoiden väärinkäyttöasetuksen mukaan Yhtiön on mahdollista lykätä sisäpiiritiedon julkistamista, mikäli kaikki seuraavat ehdot täyttyvät:
- julkistaminen todennäköisesti vaarantaisi Yhtiön oikeutetut edut,
- julkistamisen lykkääminen ei todennäköisesti johtaisi yleisöä harhaan, ja
- Yhtiö pystyy takaamaan tiedon säilymisen luottamuksellisena.
Yhtiön hallitus ja toimitusjohtaja päättävät yhdessä sisäpiiritiedon julkistamisen lykkäämisestä lykkäämisperusteiden täyttymistä koskevan arvioinnin perusteella. Toimitusjohtaja voi poikkeustapauksissa tehdä lykkäyspäätöksen yksin, mikäli se asian kiireellisyyden vuoksi on perusteltua.
Lykkäyspäätöksen yhteydessä julkistamisen lykkäämisedellytykset dokumentoidaan, perustetaan asiaa koskeva sisäpiirihanke ja tehdään muodollinen lykkäämispäätös. Yhtiö julkistaa lykätyn tiedon mahdollisimman pian kun lykkäyksen edellytykset eivät enää täyty. Yhtiö ilmoittaa Finanssivalvonnalle lykkäyspäätöksestä sisäpiiritiedon julkistamisen yhteydessä.
4. Sisäpiiri
Yhtiö noudattaa sisäpiiriohjeistuksessa ja sisäpiirihallinnossa markkinoiden väärinkäyttöasetusta ja sen nojalla annettujen määräysten vaatimuksia. Lisäksi Yhtiö noudattaa Yhtiön hallituksen hyväksymää sisäpiiriohjetta.
Henkilö, joka toimii Yhtiössä johtotehtävissä tai on määritelty kuuluvaksi kaupankäyntirajoitusten piiriin ei saa toteuttaa suoraan tai välillisesti liiketoimia omaan lukuunsa tai kolmannen osapuolen lukuun suljetun ajanjakson aikana. Suljettu ikkuna alkaa kolmekymmentä (30) päivää ennen kyseisen tilinpäätöstiedotteen, puolivuosikatsauksen tai osavuosikatsauksen julkistamista ja päättyy 24 tuntia tilinpäätöstiedotteen, puolivuosikatsauksen tai osavuosikatsauksen julkistamisen jälkeen. Yhtiö ei hanki omia osakkeitaan tänä aikana.
Yhtiöllä on käytössä whistleblowing-kanava, jonka kautta Yhtiön työntekijät voivat ilmoittaa, jos on perusteltu syy epäillä, että joku Yhtiön palveluksessa oleva henkilö olisi rikkonut arvopaperimarkkinoita koskevaa lainsäädäntöä ja säännöksiä. Jos rikkomuksesta syntyy epäily tai jos rikkomus pystytään näyttämään toteen, asia viedään toimivaltaisten viranomaisten tutkittavaksi.
5. Tulevaisuuden näkymät ja tulosvaroitukset
Orthex antaa mahdollisimman pian tulosvaroituksen, jos Yhtiö arvioi, että sen tulos tai taloudellinen asema poikkeaa odottamattomalla tavalla ja merkittävästi, joko positiivisesti tai negatiivisesti, Yhtiön aiemmin julkistamasta arviosta tai siitä, mitä Yhtiön aikaisemmin julkistamien tietojen perusteella voidaan perustellusti päätellä ja jos kyseisellä poikkeamalla voi olla olennainen vaikutus Yhtiön rahoitusvälineiden arvoon. Tulosvaroituksen antamista koskeva päätös perustuu Yhtiön aiemmin esittämiin tietoihin ja vallitsevaan markkinatilanteeseen.
Hallitus ja toimitusjohtaja tekevät yhdessä päätöksen tulosvaroituksen antamisesta.
6. Viestintäkanavat
Sijoittajaviestinnän ensisijainen kanava ovat Orthexin verkkosivut. Yhtiön tavoitteena on tarjota verkkosivuillaan luotettavaa ja ajankohtaista tietoa, jotta Yhtiön sidosryhmillä on käytettävissään riittävät tiedot Yhtiön ja sen rahoitusvälineiden arvonmäärityksen tueksi.
Orthexin pörssitiedotteet julkaistaan samanaikaisesti Nasdaq Helsingille, keskeisille tiedotusvälineille ja Yhtiön sijoittajasivuilla. Yhtiön julkistamat pörssi- ja lehdistötiedotteet ovat saatavilla Yhtiön sijoittajasivuilla vähintään viisi vuotta niiden julkistamisesta. Taloudelliset raportit, selvitykset hallinto- ja ohjausjärjestelmästä sekä palkitsemisraportit ovat saatavilla vähintään kymmenen vuoden ajan niiden julkaisusta.
Muu olennainen aineisto, kuten esitykset sekä webcast- ja puhelinkonferenssien tallenteet ovat saatavilla Yhtiön verkkosivuilla vähintään viiden vuoden ajan.
Yhtiö hyödyntää sosiaalista mediaa viestinnässään. Sosiaalinen media ei kuitenkaan ole Yhtiön ensisijainen viestintäkanava tiedonantovelvollisuuden piiriin kuuluvan tiedon osalta.
7. Sijoittaja-, analyytikko- ja mediasuhteet
Orthex tapaa aktiivisesti pääomamarkkinoiden ja median edustajia ja vastaa osakkeenomistajien, sijoittajien, analyytikkojen ja median kysymyksiin ilman aiheetonta viivytystä. Toimitusjohtaja ja talousjohtaja vastaavat ensisijaisesti sijoittaja- ja analyytikkosuhteista. Konserniviestintä koordinoi mediatapahtumia.
Tapaamisten tavoitteena on antaa tietoa Orthexista ja sen toimintaympäristöstä. Keskustelut median ja pääomamarkkinoiden edustajien kanssa perustuvat Yhtiön aiemmin julkaisemiin tai markkinoilla yleisesti saatavilla oleviin tietoihin. Niissä ei tuoda esille julkistamattomia tietoja tai täydentäviä tietoja, joilla voi olla vaikutusta Yhtiön rahoitusvälineiden arvonmuodostukseen ja jotka voivat muodostaa sisäpiiritietoa yhdessä aiemmin julkistetun tiedon kanssa.
Yhtiötä seuraavat analyytikot ja näiden arviot Yhtiöstä voidaan julkaista Yhtiön verkkosivuilla. Analyytikkojen mielipiteet, arviot tai ennusteet Yhtiön tuloksesta ovat analyytikoiden omia, eivätkä ne edusta Yhtiön tai sen johdon mielipiteitä, arvioita tai ennusteita.
Yhtiö voi pyydettäessä tarkastaa analyytikon laatiman analyysin tai raportin, mutta ainoastaan tosiasioiden paikkansapitävyyden ja julkistettujen tietojen osalta. Yhtiö ei kommentoi pääomamarkkinoiden edustajien tekemiä arvioita tai ennusteita eikä ota vastuuta niistä. Yhtiö ei kommentoi Yhtiön arvonmuodostusta tai Yhtiön rahoitusvälineiden arvon kehitystä, suosi yksittäistä analyytikkoa tai jaa analyytikkojen raportteja sijoitusyhteisölle.
8. Vastuut ja puhehenkilöt
Hallitus käsittelee ja hyväksyy tilinpäätöksen, hallituksen toimintakertomuksen, puolivuosikatsaukset ja osavuosikatsaukset. Hallitusta edustaa ensisijaisesti hallituksen puheenjohtaja.
Hallitus hyväksyy säännöllisen tiedonantovelvollisuuden piiriin kuuluvat raportit ja tiedotteet. Lisäksi hallitus hyväksyy merkittävät pörssitiedotteet, kuten toimitusjohtajan nimitystiedotteen. Toimitusjohtaja, tai toissijaisesti talousjohtaja, hyväksyy sisäpiiritiedon julkistamiseen liittyvät ja muut pörssitiedotteet.
Lain mukaan Yhtiötä edustaa hallitus kaikissa asioissa ja toimitusjohtaja kaikissa toimitusjohtajan toimivaltaan kuuluvissa asioissa. Toimitusjohtajalla, konsernin talousjohtajalla tai muulla toimitusjohtajan valtuuttamalla henkilöllä on oikeus antaa lausuntoja Orthexin puolesta. Talousjohtaja edustaa Yhtiötä Yhtiön taloudellista kehitystä koskevissa asioissa. Markkinointijohtaja vastaa ensisijaisesti mediasuhteista.
Kriisitilanteissa viestintää johtaa toimitusjohtaja. Kriisiviestinnästä vastaavat siihen nimetyt henkilöt. Viestinnän tavoitteena on tiedon jakaminen luotettavasti, nopeasti, selkeästi, proaktiivisesti ja avoimesti.
9. Huhut ja tietovuodot
Orthex ei kommentoi markkinahuhuja, osakekurssinsa kehitystä, asiakkaitaan tai kilpailijoitaan tai valmisteilla olevia liiketoimia ellei tämä ole välttämätöntä olennaisten tai virheellisten tietojen oikaisemiseksi. Yhtiö voi harkita pörssitiedotteen julkistamista oikaistakseen selvästi virheellisiä tai harhaanjohtavia tietoja, joilla on todennäköisesti merkittävä vaikutus Yhtiön rahoitusvälineiden arvonmuodostukseen.
Jos luottamuksellista ja olennaista tietoa on vuotanut julkisuuteen tai sisäpiiritiedon luottamuksellisuutta ei voida taata, Yhtiö julkistaa asian pörssitiedotteena mahdollisimman pian.
10. Hiljainen jakso
Orthex noudattaa 30 päivän hiljaista jaksoa ennen osavuosikatsauksen, puolivuosikatsauksen tai tilinpäätöstiedotteen julkaisua. Tänä aikana Yhtiö ei kommentoi medialle tai muille tahoille Yhtiön taloudellista tilaa, markkinoita tai tulevaisuuden näkymiä. Hiljaisen jakson aikana Yhtiö ei tapaa pääomamarkkinoiden edustajia.
Jos jokin hiljaisen jakson aikainen tapahtuma edellyttää välitöntä julkistamista, Yhtiö julkistaa tiedot pörssitiedotteena viipymättä, jonka jälkeen se voi kommentoida kyseistä tapahtumaa.
11. Tulkinnat, poikkeamat ja ylläpito
Toimitusjohtaja tai hänen nimeämänsä henkilö vastaa tiedonantopolitiikan valvonnasta ja tulkinnasta. Yksittäistapauksissa ja painavista syistä toimitusjohtajalla on oikeus poiketa tiedonantopolitiikasta lakien ja säännösten sallimissa rajoissa.
Yhtiön hallitus päättää tiedonantopolitiikan muuttamisesta. Johtoryhmä voi tehdä vähäisiä tai teknisluontoisia muutoksia tähän politiikkaan.